Alternative zu allgemeiner Software
Allgemeine Software oder Software für Vermietung und Routen?
Allgemeine Verwaltungssoftware kann viel und passt sich vielen Branchen an. Hier siehst du, was sich mit Software ändert, die für Mietressourcen, Servicerouten und Abfall gebaut ist, und wann die allgemeine Lösung die richtige bleibt.
Wann sich ein Wechsel lohnt
Drei Zeichen, dass du die Software verbiegst
Allgemeine Software ist nicht falsch. Falsch wird sie, wenn deine eigentliche Arbeit außerhalb von ihr stattfindet.
Tabellen neben der Software
Eigene Felder, Hilfstabellen und Listen, um zu wissen, welche Ressourcen frei sind, zeigen: Das Datenmodell ist nicht deins.
Die Routen leben woanders
Entstehen die Routen deines Außendiensts auf Papier, in einer Tabelle oder in einem anderen Programm, sieht die Software die Aufträge, aber nicht den Arbeitstag.
Abfallnachweise laufen außerhalb
Das Register für Annahme und Abgabe, Abfallschlüssel und Fristen brauchen eigene Funktionen. Liegen sie heute in einer separaten Datei, ist das ein Zeichen.
Der Vergleich
Allgemeine Software und Toitrack, Punkt für Punkt
Acht Kriterien, an denen der Unterschied sichtbar wird. Links, was du ein allgemeines Produkt fragen solltest, rechts, was Toitrack tut und unter welchen Voraussetzungen.
| Kriterium | Allgemeine Unternehmens- oder Field-Service-Software | Toitrack |
|---|---|---|
| Was verwaltet wird | Für viele Branchen gebaut: Kunden, Aufträge und Rechnungen sind da, den Rest konfigurierst oder ergänzt du. Frag nach, wie viel Konfiguration dein Fall braucht. | Gebaut um Mietressourcen (Mobiltoiletten, Container, Tanks und mehr), Aufträge, Einsätze und Routen. |
| Verfügbarkeit der Ressourcen | Frag nach, wie die Software verhindert, dass dieselbe Ressource im selben Zeitraum an zwei Kunden geht. | Eine Ressource, die im selben Zeitraum schon gebucht oder noch im Einsatz draußen ist, lässt sich nicht zuweisen. Die App zeigt die betroffenen Ressourcen, den blockierenden Auftrag und ein paar freie Alternativen. |
| Wiederkehrende Wartung | Das hängt vom Funktionsumfang ab. Frag, ob sich Wiederholungen automatisch berechnen lassen. | Beim Anlegen eines Auftrags wählst du feste Wochentage und ein Intervall von einer bis vier Wochen. Die erste Wartung beginnt am Starttermin des Auftrags, die folgenden werden aufgelistet. Die Option erscheint, wenn zu den Ressourcen eine Toilette gehört. |
| Routen und Außendienst | Frag nach, ob es einen Planer mit einer Spur pro Mitarbeiter gibt und ob er Kilometer optimieren kann. | Du ziehst Stopps in die Spur des jeweiligen Mitarbeiters. „Auf Spuren verteilen“ schlägt eine Zuteilung nach Gebiet und Kapazität vor, „km optimieren“ eine neue Reihenfolge, nach Luftlinie und ohne Verkehr. Dafür brauchst du Planungsberechtigungen. |
| Außendienst-App | Frag nach, ob es eine App gibt und ob sie Checklisten, Fotos, Kundenunterschrift und Bericht abdeckt. | Außendienst-App im Tarif enthalten: Tagesroute, Checkliste mit Fotos und Ergebnis, Kundenunterschrift und PDF-Bericht, je nach Einstellung deines Unternehmens. |
| Rechnungsstellung | Frag nach, wie die Software Honorare, Anzahlungen und den Rechnungsversand abbildet. | Vom Auftrag zur Rechnung: Anzahlungs- und Schlussrechnung sowie eine Sammelrechnung über mehrere Aufträge desselben Kunden. Toitrack erstellt die Rechnung mit einer Prüfung auf fehlende Angaben und versendet sie aus der App. |
| Abfallregister | Frag nach, ob es ein Register für Annahme und Abgabe gibt und wie es Meldepflichten abdeckt. | Das Modul Abfall führt das chronologische Register der Abfallbewegungen, verknüpft mit deinen Routen, mit Abfallschlüsseln und einem Kalender der Fristen. Das Modul muss aktiviert sein. |
| Flexibilität und Einrichtung | Mehr Freiheit bei der Konfiguration, die aber Zeit kostet und oft jemanden, der sie übernimmt. | Weniger Freiheit: Du konfigurierst Einstellungen, Module und Berechtigungen, doch das Modell aus Aufträgen, Einsätzen und Routen gibt das Produkt vor. |
Die linke Spalte nennt, was du ein allgemeines Produkt fragen solltest, nicht, was einem bestimmten fehlt. Funktionen von Toitrack haben Voraussetzungen (Module, Berechtigungen, Tarif). Sie stehen in den Zeilen, und du kannst sie in der kostenlosen Testphase an deinen eigenen Fällen prüfen.
Ehrlich gesagt
Wann Toitrack nichts für dich ist
Erkennst du dich in einem dieser Fälle wieder, bleib, wo du bist, oder such woanders.
Dein Gewerbe ist ein anderes
Toitrack ist für alle gebaut, die Mietressourcen und Dienstleistungen mit Routen verwalten: Vermietung und Entleerung von Mobiltoiletten, Container, Tanks, Kanalservice. In anderen Branchen findest du keine eigenen Module.
Du brauchst eine vollständige Buchhaltung
Toitrack stellt Rechnungen aus und exportiert ihre Daten als CSV oder JSON für alle, die die Bücher führen, ist aber keine Buchhaltungssoftware. Wenn du ein einziges Programm für alles willst, ist allgemeine Software womöglich besser.
Du brauchst GPS für Fahrzeuge und Ressourcen
GPS für Fahrzeuge und Ressourcen wird auf Anfrage aktiviert, mit Trackern von spezialisierten Partnern. Brauchst du es, sag uns Bescheid, wenn du uns schreibst.
Was du hast, funktioniert schon
Deckt deine Software Ressourcen, Routen und Nachweise ab, ohne dass Tabellen danebenliegen, kostet ein Wechsel mehr, als er bringt.
Datenübernahme
Was du mitnimmst und was nicht
Wir sagen dir genau, was sich aus einer Datei importieren lässt und was du in der App anlegst.
Kunden: Import aus einer .xlsx-Datei
Exportiere deine Kunden aus deiner Software in eine Tabelle, passe sie an die Vorlage von Toitrack an und lade sie unter Einstellungen im Bereich Daten hoch: bis zu 1 MB und 500 Zeilen, mit Vorschau Zeile für Zeile. Gespeichert wird erst, wenn du bestätigst. Dafür brauchst du die Berechtigung „Benutzer des Mandanten verwalten“.
Ressourcen: in der App anlegen
Für Toiletten, Container, Tanks und die übrigen Ressourcen gibt es keinen Dateiimport. Du legst sie in der Liste der Ressourcen an, auch mehrere auf einmal über die Stückzahl, innerhalb der Ressourcengrenze deines Tarifs.
Frühere Aufträge, Rechnungen und Register
Dafür gibt es keinen Dateiimport. Sie bleiben in deiner bisherigen Software, die du am besten per vollständigem Export archivierst. Zu Aufbewahrungspflichten für bereits ausgestellte Dokumente fragst du deine Beratung.
Mit eigenen Daten testen
Die kostenlose Testphase dauert 14 Tage. Importiere deine Kunden, lege ein paar Ressourcen an und begleite einen Auftrag von der Route bis zur Rechnung, während deine jetzige Software weiterläuft.
Beide Systeme eine Zeit lang parallel zu betreiben, ist der vorsichtigste Weg: Schließe die offenen Aufträge im alten System ab und eröffne die neuen in Toitrack.
Häufige Fragen
Bevor du dich entscheidest
Die Fragen, die wir von Nutzern allgemeiner Software am häufigsten hören.
Du willst Toitrack mit deiner Software vergleichen?
Teste 14 Tage kostenlos an deinen echten Fällen: Ressourcen, Routen und Rechnung, mit Kunden aus deiner eigenen Datei.
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