Alternative zu Desktop-Software
Von der Software auf dem PC zur Verwaltung in der Cloud
Liegen deine Daten auf einem Büro-Rechner und arbeitet dein Außendienst nach Zuruf oder auf Papier? Hier siehst du, was sich mit Toitrack ändert. Ein ehrlicher Vergleich, auch dazu, wann du besser bleibst, wo du bist.
Wann sich ein Wechsel lohnt
Drei Zeichen, dass installierte Software nicht mehr reicht
Mit Mode hat das nichts zu tun. Entscheidend ist, wie viele Leute mit denselben Daten arbeiten und wie oft sich die Regeln ändern.
Mehr Leute arbeiten mit denselben Daten
Büro, Buchhaltung und Außendienst arbeiten an denselben Aufträgen, jeder mit den Rechten seiner Rolle. Dateien von Rechner zu Rechner schicken entfällt.
Außendienst mit Smartphone
Deine Mitarbeiter öffnen ihre Route auf dem Handy, füllen die Checkliste mit Fotos aus und holen, wo es dein Betrieb vorsieht, die Unterschrift des Kunden ein.
Rechnungen und Abfallregeln ändern sich laufend
Rechnungsstellung und Abfallregister folgen Regeln, die sich ändern. Bei einem Online-Dienst aktualisiert sich die App im Browser von selbst. Auf den Büro-Rechnern musst du nichts neu installieren.
Der Vergleich
Installierte Software und Toitrack, Punkt für Punkt
Acht Kriterien, an denen die Entscheidung meist hängt. Für installierte Software beschreiben wir die Kategorie allgemein und sagen dir, was du bei deinem Anbieter erfragen solltest.
| Kriterium | Software auf dem PC | Toitrack |
|---|---|---|
| Daten und Backups | Die Datenbank liegt auf einem Rechner oder Server des Unternehmens. Schutz, Backups und Wiederherstellung liegen bei dem, der ihn betreibt. Frag nach, wo die Kopien liegen und ob Wiederherstellungen getestet werden. | Online-Dienst: Jedes Unternehmen arbeitet in einem eigenen, abgetrennten Datenbankschema. Server, Datenbanken und Backups stehen in europäischen Rechenzentren, die Backups sind verschlüsselt und werden regelmäßig per Wiederherstellungstest geprüft. |
| Zugriff von mehreren Arbeitsplätzen und vom Handy | Genutzt wird sie dort, wo sie installiert ist. Von woanders brauchst du einen Fernzugriff oder eine eigene App. Frag nach, was angeboten wird und zu welchen Bedingungen. | Im Browser, auch auf dem Handy. Die App lässt sich zum Startbildschirm hinzufügen. Im Büro brauchst du eine Internetverbindung. |
| Außendienst | Das hängt vom Produkt ab. Frag, ob es eine App für den Außendienst gibt und wie sie mit der Software Daten austauscht. | Außendienst-App im Tarif enthalten: Tagesroute, Checkliste mit Fotos und Ergebnis, Kundenunterschrift auf dem Display und PDF-Bericht, je nach Einstellung deines Unternehmens. |
| Updates | Sie müssen installiert werden. Anpassungen an neue Vorschriften hängen davon ab, wer die Software pflegt, und vom Vertrag. Lass dir schriftlich geben, wie das geregelt ist. | Die Web-App aktualisiert sich automatisch. Auf den Büro-Rechnern ist nichts zu installieren. |
| Rechnungen | Das hängt vom Modul und vom Versandweg ab, den die Software bietet. Frag nach, wie der Versand funktioniert und was passiert, wenn eine Rechnung abgelehnt wird. | Vom Auftrag zur Rechnung. Toitrack erstellt die Rechnung mit einer Prüfung auf fehlende Angaben, versendet sie aus der App und zeigt den Status direkt an der Rechnung. |
| Abfallregister | Frag nach, ob die Software das Register für Annahme und Abgabe digital führt und wie sie mit Meldepflichten umgeht. | Das Modul Abfall führt das chronologische Register der Abfallbewegungen, verknüpft mit deinen Routen, mit Abfallschlüsseln und einem Kalender der Fristen. Das Modul muss aktiviert sein. |
| Der Ausstieg | Frag nach, in welchem Format sich Daten exportieren lassen und was bei Vertragsende passiert. | Vor dem Ende des Abos exportierst du Rechnungen und Register aus den Bereichen der App. Nach der kostenlosen Testphase gibt es 3 Tage Kulanzfrist, danach wird das Konto schreibgeschützt: Du kannst ansehen und exportieren, aber nichts mehr anlegen. |
| Kosten | Lizenz oder Gebühr, dazu Hardware, Wartung und Backups auf deine Kosten. Vergleiche die Summe über mehrere Jahre, nicht den ersten Monat. | Abo, ohne eigenen Server. Preise auf Anfrage. |
Die linke Spalte beschreibt die Kategorie allgemein, kein bestimmtes Produkt. Funktionen von Toitrack haben Voraussetzungen (Module, Berechtigungen, Tarif). Sie stehen in den Zeilen, und du kannst sie in der kostenlosen Testphase an deinen eigenen Fällen prüfen.
Ehrlich gesagt
Wann Toitrack nichts für dich ist
Erkennst du dich in einem dieser Fälle wieder, lohnt sich der Wechsel nicht.
Du arbeitest an einem einzigen Arbeitsplatz
Wenn eine Person die Daten eingibt, niemand aus dem Außendienst Arbeit erfasst und deine aktuelle Software genügt, bringt dir ein Wechsel keinen Vorteil.
Deine Daten müssen im eigenen Haus bleiben
Toitrack ist ein Online-Dienst. Eine Version für den eigenen Server gibt es nicht. Verlangt eine Regel in deinem Unternehmen oder bei deinen Kunden, dass die Daten im Haus bleiben, passt Toitrack nicht.
Die Verbindung ist dort, wo du arbeitest, unzuverlässig
Toitrack läuft im Browser, und im Büro brauchst du dafür Internet. Ist das Netz bei dir ein Problem, probiere es unter echten Bedingungen aus, bevor du dich entscheidest.
Du hängst an Individualentwicklung
Toitrack ist ein einziger Dienst für alle Unternehmen und wird über die vorhandenen Einstellungen konfiguriert. Hat deine jetzige Software Anpassungen, die nur für dich gebaut wurden, prüfe in der kostenlosen Testphase, ob die Einstellungen deinen Fall abdecken.
Datenübernahme
Was du mitnimmst und was nicht
Wir sagen dir genau, was sich aus einer Datei importieren lässt und was du in der App anlegst.
Kunden: Import aus einer .xlsx-Datei
Kann deine Software Kunden in eine Tabelle exportieren, passt du sie an die Vorlage von Toitrack an und lädst sie unter Einstellungen im Bereich Daten hoch. Erlaubt ist eine .xlsx-Datei mit bis zu 1 MB und 500 Zeilen, mit Vorschau Zeile für Zeile. Gespeichert wird erst, wenn du bestätigst. Dafür brauchst du die Berechtigung „Benutzer des Mandanten verwalten“.
Ressourcen: in der App anlegen
Für Toiletten, Container, Tanks und die übrigen Ressourcen gibt es keinen Dateiimport. Du legst sie in der Liste der Ressourcen an, auch mehrere auf einmal über die Stückzahl, innerhalb der Ressourcengrenze deines Tarifs.
Frühere Aufträge, Rechnungen und Register
Dafür gibt es keinen Dateiimport. Sie bleiben in deiner bisherigen Software, die du am besten per vollständigem Export archivierst. Zu Aufbewahrungspflichten für bereits ausgestellte Dokumente fragst du deine Beratung.
Mit eigenen Daten testen
Die kostenlose Testphase dauert 14 Tage. Importiere deine Kunden, lege ein paar Ressourcen an und begleite einen Auftrag von der Route bis zur Rechnung, bevor du die bisherige Software abschaltest.
Für einen geordneten Wechsel lässt du die bisherige Software weiterlaufen, bis du die offenen Aufträge abgeschlossen hast.
Häufige Fragen
Bevor du dich entscheidest
Die Fragen, die wir von Umsteigern aus installierter Software am häufigsten hören.
Du willst Toitrack mit deiner jetzigen Software vergleichen?
Teste 14 Tage kostenlos an deinen echten Fällen, mit den Kunden aus der Datei, die du schon hast.
Wir richten dein Testkonto für dich ein
Für Unterstützung oder ein individuelles Angebot schreib uns:info@toitrack.comWhatsApp +39 378 443 5327