Alternative zur Tabelle
Von Tabelle und Papierplaner zu Aufträgen und Routen
Eine Tabelle trägt, solange die Datenmenge klein bleibt und nur eine Person darin arbeitet. Hier siehst du, wo Toitrack etwas ändert und wann du bei der Tabelle bleiben solltest.
Wann sich ein Wechsel lohnt
Drei Zeichen, dass die Tabelle am Limit ist
Die Tabelle bleibt ein ausgezeichnetes Werkzeug. Zum Problem wird sie, wenn sie zum führenden System des Unternehmens wird.
Zwei Kunden, dieselbe Ressource
Wenn dich nichts daran hindert, dieselbe Ressource im selben Zeitraum an zwei Kunden zu vergeben, brauchst du eine Prüfung, die nicht davon abhängt, dass jemand daran denkt.
Der Außendienst tippt abends alles noch einmal ab
Die Route aus Tabelle oder Papier wird für jeden Mitarbeiter zur Liste seiner Stopps. Das Ergebnis trägt er vom Handy aus ein, statt es am Abend nochmal zu tippen.
Rechnungen und Register mit klaren Regeln
Unveränderliche Nummern und nachvollziehbare Korrekturen sind Vorgaben, die durchgesetzt werden müssen, keine Gewohnheit. Eine freie Tabelle erzwingt sie nicht.
Der Vergleich
Tabelle und Toitrack, Punkt für Punkt
Sieben Punkte, an denen die Tabelle zuerst an Grenzen stößt. Links die typische Situation, rechts, was die App tut und unter welchen Voraussetzungen.
| Kriterium | Tabelle und Papierplaner | Toitrack |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit der Ressourcen | Nichts verhindert, dieselbe Ressource im selben Zeitraum an zwei Kunden zu vergeben. Auffallen tut es nur dem, der mit dem Auge kontrolliert. | Eine Ressource, die im selben Zeitraum schon gebucht oder noch im Einsatz draußen ist, lässt sich nicht zuweisen. Die App zeigt die betroffenen Ressourcen, den blockierenden Auftrag und ein paar freie Alternativen. |
| Mehrere Personen, dieselben Daten | Eine gemeinsame Datei lässt mehrere Personen dieselben Zeilen bearbeiten. | Jeder hat eine Rolle und sieht und tut nur, wofür er zuständig ist, gesteuert über Berechtigungen. |
| Routenplanung | Die Route entsteht von Hand, in einer Reihenfolge nach Augenmaß. | Du ziehst Stopps in die Spur des jeweiligen Mitarbeiters. „Auf Spuren verteilen“ schlägt eine Zuteilung nach Gebiet und Kapazität vor, „km optimieren“ eine neue Reihenfolge, nach Luftlinie und ohne Verkehr. Dafür brauchst du Planungsberechtigungen. |
| Außendienst | Die Arbeit wird am Tagesende abgetippt, mit dem Risiko, dass Fotos und Unterschriften verloren gehen. | Der Mitarbeiter füllt Checkliste, Ergebnis und Fotos in der App aus. Den PDF-Bericht erzeugst du aus dem Einsatz oder automatisch, je nach Einstellung deines Unternehmens. |
| Rechnungen | In einer Tabelle lässt sich eine Nummer ändern, ohne dass eine Spur bleibt. | Die laufende Nummer wird bei der Ausstellung vergeben, pro Jahr. Danach lässt sich die Rechnung nicht mehr bearbeiten, korrigiert wird mit einer Gutschrift. Die Rechnung wird mit einer Prüfung auf fehlende Angaben erstellt und aus der App versendet. |
| Abfallregister | Korrekturen am Abfallregister müssen nachvollziehbar bleiben. Kläre mit deiner Beratung, ob eine Tabelle die Anforderungen erfüllt. | Mit dem Modul Abfall erzeugt das Korrigieren oder Stornieren eines Eintrags neue Einträge mit eigener laufender Nummer. Der ursprüngliche Eintrag bleibt unverändert. |
| Kunden auf dem Laufenden halten | Wer wissen will, wie es um einen Einsatz steht, ruft an oder schreibt. | Das Kundenportal, eine Funktion des Tarifs, zeigt jedem Kunden seine Einsätze (Art, Status und Termine), die Dokumente, die dein Unternehmen für ihn freigibt, und seine offenen Meldungen. Jeder Kunde sieht nur seine eigenen Daten. |
Die linke Spalte beschreibt die typische Situation mit einer Tabelle, keine Gewohnheit, die für alle gilt. Funktionen von Toitrack haben Voraussetzungen (Module, Berechtigungen, Tarif). Sie stehen in den Zeilen, und du kannst sie in der kostenlosen Testphase an deinen eigenen Fällen prüfen.
Ehrlich gesagt
Wann Toitrack nichts für dich ist
In diesen Fällen ist die Tabelle die richtige Wahl oder nah dran.
Wenige Kunden und nur eine Person
Hast du wenige Aufträge, bearbeitet niemand sonst die Datei und hat kein Dokument steuerliche oder umweltrechtliche Bedeutung, kann eine Tabelle genügen.
Du brauchst die Freiheit einer Tabelle
Formeln, Pivot-Tabellen und freie Auswertungen bleiben die Stärke einer Tabelle. Toitrack hat filterbare Listen und Export nach Excel oder PDF, ist aber kein freies Tabellenblatt.
Du kannst dir keine Übergangszeit leisten
Einige Wochen lang arbeitest du auf zwei Baustellen: Kunden importierst du aus einer Datei, Ressourcen, Aufträge und Verlauf legst du in der App an. Steckst du mitten in der Hochsaison, überlege dir den richtigen Zeitpunkt.
Datenübernahme
Von der Tabelle zu Toitrack, ohne alles neu zu tippen
Wir sagen dir genau, was sich aus einer Datei importieren lässt und was du in der App anlegst.
Kunden: Import aus einer .xlsx-Datei
Du lädst die Vorlage unter Einstellungen im Bereich Daten herunter, kopierst die Spalten deiner Tabelle hinein und lädst die Datei hoch: bis zu 1 MB und 500 Zeilen. Du siehst eine Vorschau Zeile für Zeile (neu anzulegen, zu aktualisieren, verworfen, Fehler, jeweils mit Grund). Gespeichert wird erst, wenn du bestätigst. Dafür brauchst du die Berechtigung „Benutzer des Mandanten verwalten“.
Ressourcen: in der App anlegen
Für Toiletten, Container, Tanks und die übrigen Ressourcen gibt es keinen Dateiimport. Du legst sie in der Liste der Ressourcen an, auch mehrere auf einmal über die Stückzahl, innerhalb der Ressourcengrenze deines Tarifs.
Frühere Aufträge, Rechnungen und Register
Dafür gibt es keinen Dateiimport. Sie bleiben in deiner Tabelle, die du aufbewahren solltest. Neue Aufträge beginnen in Toitrack. Zu Aufbewahrungspflichten für bereits ausgestellte Dokumente fragst du deine Beratung.
Mit eigenen Daten testen
Die kostenlose Testphase dauert 14 Tage. Importiere deine Kunden, lege ein paar Ressourcen an und begleite einen Auftrag von der Route bis zur Rechnung, mit der Tabelle als Referenz.
Der Import prüft auf fehlende oder ungültige E-Mail-Adressen, doppelte Zeilen in der Datei sowie auf eine E-Mail-Adresse oder USt-IdNr., die schon vergeben ist.
Häufige Fragen
Bevor du die Tabelle verlässt
Die Fragen, die wir von Umsteigern aus der Tabelle am häufigsten hören.
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